Belajar Tentang Kearsipan

saya merupakan siswi smk yang mengambil jurusan administrasi perkantoran. saya akan membagikan salah satu pelajaran kejuruan saya yaitu : Kearsipan berikut adalah penjelasanya:
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan
       》Arsip adalah kumpulan dari pada surat-manyurat yang terjadi karena pekerjaan aksi, transaksi maupun tindak tanduk dokumentasi yang disimpan sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat diperlukan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
       》Kearsipan adalah suatu proses pengaturan penyimpanan warkat-warkat secara sistematis sehingga warkat-warkat tersebut dengan cepat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali dibutuhkan.
       》 Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya.
B. Manfaat Kearsipan dan Syarat Arsip
     Manfaat kearsipan :
♧ surat-manyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis ke arah penciptaan efisiensi kerja.
♧ melengkapi bukti apabila timbul kasus yang menyangsingkan.
♧ memberikan keterangan-keterangan yang diperlukan.
♧ arsip juga dapat memberitahukan tentang kegiatan- kegiatan yang bersaing. 
♧ bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan yang lalu dapat membantu perumusan kebijaksanaan pada masa yang akan datang.
♧ pengambilan keputusan didasarkan atas sistem kearsipan yang baik.
    Syarat arsip :
¤ merupakan kumpulan warkat.
¤ mempunyai nilai guna.
¤ disimpan menurut sistem tertentu.
¤ apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
C. Fungsi dan Tujuan Kearsipan
Fungsi Kearsipan :
1. aktivitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2. dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3. dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
4. dapat dijadikan bahan dokumentasi.
5. dapat menghemat waktu, tenaga, tempat dan biaya.
6. sebagai alat pengingat.
7. sebagai alat lenyimpanaan warkat.
8. sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan.
9. merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.
Tujuan Kearsipan :
1) supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2) jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
3) menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4) penghematan tempat penyimpanan.
5) menjaga rahasia arsip.
6) menjaga kelestarian arsip.
7) menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
D. Manfaat Penyimpanan Arsip
1) arsip dapat tertata dengan rapi.
2) ruang kerja lebih rapi dan efisien.
3) arsip tidak hilang.
4) mudah dalam perawatan.
5) mudah mencari bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
6) mudah dalam penyusutan.
E. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip    
1. Filling cabinet
     merupakan perlengkapan penyimpanan arsip yang berbentuk lemari, dg tinggi 26 cm, dan lebar 35-36 cm, terdiri dari beberapa laci antara 1-6 laci  dan setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yg di susun secara vertikal berderet ke belakang. pd umumnya Filling cabinet terbuat dari bahan logam atau plasti. dan di gunakan untuk menyimpan arsip yang masih aktif.

                                     1.1 Filling cabinet

2.Rotary
    merupakan alat penyimpanan arsip seperti filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga.alat ini terbuat dari logam atau besi. arsip di simpan pada alat ini secara lateral.

1.2 Rotary

3. Lemari Arsip                                                                                  adalah tempat penyimpanan berbagai jenis arsip dg cara berdiri menyamping (lateral) dg terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner.                                                                                                                              

1.3 Lemari arsip

4.Rak arsip                                                                                     adalah lemari tanpa pintu yang tempat penyimpana arsip disusun secara lateral (menyamping).    

 1.4 Rak arsip

5. Map arsip 

      adalah lipatan kertas tebal atau plastik yg digunakan untuk menyimpan arsip. maksimal penyimpanan 1-50 arsip.                                                           

a. Stopmap folio

      adalah map yg memiliki daun penutuppd setiap sisi. pd umumnya map ini digunakan untuk menyimpan arsip yg masih dlm proses dan juga arsip yg sudah inaktif.

1.5 stopmap folio

b. Map Snelhecter

       adalah map yg memiliki  penjepit ditengahnya. map ini biasanya untuk menyimpan arsip yang sifatnya inaktif, dan juga aktif.

  

1.6 map snelhecter

c. Folder

     adalah map yang tidak menggunakan daun penutup. karena tidak ada  daun penutupnya, map ini memiliki fungsi untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan kedalam kotak.

1.7 folder

d. Hanging Folder

      adalah folder yang memiliki besi penggantung, besi penggantung ini dipasangkan pada gawang yang ada didalam filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan atau mengindeks yang ada didalamnya.

1.8 Hanging folder

6. Guide

      adalah lembaran kertas tebal atau kertas karton yang digunakan sebagai petunjuk /sekat/pemisah dlm penyimpanan arsip.

Bagian-Bagian Guide:

1. Tap Guide

      adalah bagian yang menonjol untuk menuliskan kode/indeks arsip atau surat.

2. Badan Guide

      adalah bagian yang berfungsi untuk menompang arsip yang ada dibelakangnya.

1.9 Guide

7. Ordner

       adalah map besar yang didalamnya terdapat besi untuk menjepit arsip yang telah dilubangi dengan perforator. ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

1.10 ordner

8. Stapler

      adalah alat yang digunakan untuk menjepit kertas.

stapler dapat dibedakan menjadi 3 yaitu:

a. Satpler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil maksimum 10 lembar arsil/surat.

b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu menbendel 10-20 surat .

c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 surat.

1.11 Satpler

9. Perforator

       adalah alat yang digunakan untuk melubangi kertas.

berdasarkan bentuk dan kegunaannya perforator dapat dibedakan menjadi 3 yaitu:

1). perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama palstik, dll

2). perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

3). perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

1.12 Perforator

10. Numerator

        adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

berdasarkan bentuk dan ukuranya numerator di bedakan menjadi 2 yaitu :

1). Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-5 digit.

2). Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

                           1.13 Numerator

11. Kotak/box
      adalah kotak yang digunakan untuk memyimpan arsip yang bersifat inaktif. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder 

1.14 Kotak 

12. Alat Sortir

        adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk misalya berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.

1.15 Alat sortir

13. Label
        merupakan alat yang digunakan untuk memberi judul pada map atau foder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder atau guide. label ini mempunyai perekat di belakangnya, jadi tidak membutuhkan lem untuk merekatkan pada map atau foder.

1.16 Label

14. Tickler File

          merupakan alat yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu yang memiliki jatuh tempo, dan juga berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

1.17 Tickler file

15. Cardex (card index) cabinet

         adalah alat yang yang digunakan untuk menyimpan kartu indekx dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

                             1.18 Cardex

16. Alat penyimpanan khusus
        adalag alat yang digunakan untuk menyimpan arsil dalam bentuk khusus seperti falshdisk, CD, kaset, dan sebagainya.
bahkan ada pula alat penyimpanan data yang berada di dunia maya seperti Google Drive.

                           1.19 Falshdisk
sunber :
Buku Kearsipan
Penyusun          : Wulan Widayati, S.Pd.
Editor                 : Rusma Wulan Sari, S.E.
setter/layouter  : indriwati
ilustrator           : Denny E. N. P., S.Pd